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Guarda avanti e fai il tuo budget 2021

da | Budget Aziendale

Perché fare il budget economico in una piccola impresa.

Il budget economico in una piccola impresa dovrebbe essere obbligatorio. Non ci credi ? Allora vediamo se riesco a spiegarti le ragioni per cui predisporre il budget è davvero importante.

Premesso che ogni attività economica ha le sue peculiarità gestionali, credo sia frequente sentire un imprenditore affermare di non avere bisogno di strumenti o, peggio, di qualche consulente esterno per avere il controllo della sua azienda. In fin dei conti, direbbe, è lui stesso che ha fondato, accudito e fatto crescere la sua organizzazione. Per cui è solo lui il migliore conoscitore di ogni aspetto del suo business.

Tuttavia, non è raro scoprire che la gestione amministrativa e finanziaria dell’azienda non è sempre all’altezza della gestione operativa. Soprattutto nelle piccole imprese, la contabilità è vista un po’ come un onere necessario per adempiere alle norme di legge. Tenere il libro giornale e i registri IVA, fare il bilancio, predisporre le dichiarazioni dei redditi sono di certo mansioni necessarie.

Ma il valore informativo che queste attività danno all’imprenditore è per loro natura molto modesto o in molti casi del tutto assente. La contabilità generale, per quanto ben tenuta e sempre aggiornata, ha il difetto di rilevare a posteriori gli accadimenti del passato. E non può concorrere in alcun modo alla formazione delle decisioni dell’imprenditore. La tenuta della contabilità assolve ad obblighi di altro tipo e nella migliore delle ipotesi il risultato che produce consiste nella “validazione” ufficiale ex post dei risultati della gestione.

Ma tra la contabilità civilista e fiscale da un lato ed il puro intuito imprenditoriale dall’altro lato, esiste un’ampia fascia di strumenti e processi per il controllo di gestione che permettono all’impresa di essere gestita in modo senza dubbio più consapevole ed informato.

Senza arrivare a proporre modelli di controllo di gestione eccessivamente complessi, il primo passo utile per ottenere una visione chiara del proprio business e della sua struttura dei costi è sicuramente quello di predisporre il budget economico.

La buona prassi di guardare avanti

Che si tratti del primo o del decimo anno di gestione, ogni imprenditore dovrebbe sempre preparare un piano di azione con i traguardi che intende raggiungere nel breve periodo. Questo esercizio viene spesso effettuato in forme non strutturate di pensiero da parte di chi pianifica la sua attività di gestione. Ma così facendo si perde la possibilità di confrontare gli obiettivi con i risultati.

Una buona prassi dovrebbe invece consistere nel formalizzare almeno una volta all’anno i “numeri” della propria azienda per l’anno seguente. A partire dai costi e dai ricavi. In buona sostanza, occorre preparare un budget economico semplice ma completo, costruito con criteri tali per cui si rende possibile un confronto a posteriori con i traguardi raggiunti.

Obiettivo ricavi per dare linfa al business

Il primo aspetto da prendere in considerazione è indubbiamente quello relativo al budget dei ricavi. Stiamo evidentemente parlando di un modello “top down” di costruzione del budget, in cui lo stesso imprenditore o un suo delegato interno (non di rado il responsabile amministrativo) si cimenta nella stima del fatturato dell’anno successivo.

Le obiezioni che emergono da parte di chi dice che il suo business dipende dagli ordinativi ricevuti, che lavora per commesse difficilmente prevedibili, che i ricavi sono troppo aleatori per essere anche solo stimati, si superano all’istante perché se lo stesso imprenditore non ha abbastanza fiducia nella capacità della sua organizzazione di generare ricavi è bene che ripensi al modello di business o che eventualmente indichi solo la quota minima di fatturato che si aspetta di realizzare. Occorrerà poi valutare la struttura costi da adottare in presenza di volumi di vendite eccessivamente ridotti.

I ricavi devono essere sempre mensilizzati per evidenziare stagionalità o altri andamenti non lineari delle vendite. E sarebbe opportuno suddividerli anche per macro categorie di prodotti e di clienti.

I costi di produzione che danno il primo margine

A fronte dei ricavi previsti occorre poi determinare quali sono i costi di produzione, diretti e indiretti, che devono essere sostenuti per potere realizzare quelle vendite. Non servono molti dati per effettuare queste valutazioni. Oltre ai consumi di materie prime e di merci per le aziende di produzione e distribuzione, si tratta in prevalenza di determinare il costo del lavoro degli addetti alla produzione, le quote di ammortamento dei beni durevoli materiali ed immateriali e gli atri costi di produzione per leasing, affitti, consulenze e varie.

Anche questi costi devono essere mensilizzati, seppure con criteri diversi a seconda dei casi.

La differenza tra i ricavi ed i costi di produzione fornisce un’informazione di primaria importanza sul margine di guadagno che l’azienda è in grado di realizzare al netto delle spese generali.

Raggruppare tutte le altre spese generali

In molte realtà le spese diverse da quelle direttamente correlate alla produzione di beni e servizi in vendita sono decisamente rilevanti. Per tante piccole imprese si tratta di oneri incomprimibili che sono spesso fonte di tensione finanziaria e a volte costituiscono dei limiti alla crescita del business.

Queste spese sono note sotto l’acronimo di SG&A, dall’inglese Sales, General and Administration. E così devono essere suddivise: spese commerciali, spese amministrative e spese generali.

Nelle spese commerciali devono essere incluse le spese di vendita e quelle di marketing. Per cui avremo il costo del personale per i venditori e per gli addetti al marketing, avremo le provvigioni e le spese per la pubblicità online e offline, con tutti i costi accessori che queste voci comportano (dal costo delle trasferte a quello delle auto aziendali).

Nelle spese amministrative e generali ci sarà il costo del lavoro del personale contabile, del direttore generale (se esiste), dei servizi esterni contabilità e paghe, delle assicurazioni ed ogni altro onere.

Stabilisci i guadagni prima delle tasse

E’ sufficiente fermarsi qui, alla differenza tra il margine di produzione e le spese generali, per avere una chiara visione dei risultati gestionali attesi. Questa informazione si chiama EBIT e ancora una volta deriva all’inglese. Significa Earnings Before Interests and Taxation. Ovvero utile prima degli interessi e delle tasse. Ed è un’informazione di primaria importanza che comunica all’imprenditore se l’andamento della gestione sarà positivo e in quale misura, prima del calcolo delle tasse (che sarà fatto sulla base di principi diversi da quelli di stesura del budget) e dell’applicazione degli interessi bancari passivi (che sono determinati dal budget di tesoreria e dal cash flow aziendale).

Prova una volta e non cambierai mai più

Già la visione di un documento che rappresenta fedelmente la struttura economica della propria azienda è un risultato apprezzato dalla maggior parte degli imprenditori. Ma se poi pensi che questa proiezione dei risultati futuri può essere facilmente suddivisa per mese (o trimestre) per essere confrontata con i risultati effettivamente ottenuti nella realtà, credo che nessun imprenditore voglia fare a meno del budget economico. Se ancora non l’hai fatto, porta la tua azienda su Studio Semplice e prova le funzionalità del budget aziendali. Ricorda che Studio Semplice è una piattaforma tecnologica di servizi professionali, per cui non sarai mai solo. Attiva i servizi di assistenza e fare il budget 2021 diventerà veramente facile.

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